Administrativo · documentos, cadastros e relatórios

A rotina administrativa
da sua empresa
sem consumir
meia equipe.

Instalo um funcionário de IA no administrativo. Ele organiza documentos, mantém cadastros, atualiza planilhas, monta relatórios, pede cotações e faz o vai-e-vem de informação entre as áreas — no mesmo padrão, todo dia. Você reduz o custo da rotina e deixa de depender de quem “sabe onde está”.

30 dias rodando antes de pagar qualquer coisa Garantia de Resultado · sem fidelidade Integra com o que você já usa

A conta que ninguém faz

No administrativo, a IA
reduz a folha da rotina
e tira a empresa da
cabeça de uma pessoa

ao mesmo tempo.

A economia é a conta abaixo. A segunda parte é a que tira o sono: a empresa que para quando uma pessoa específica sai de férias. Com a rotina instalada e documentada, o conhecimento fica na operação — não na cabeça de alguém.

R$ 160 mil

o que custa por ano uma dupla de administrativo na CLT — salário mais encargos, sem contar rescisão e retrabalho.

2 pessoas × R$ 4.000 + 67%
R$ 60 mil

o que custa por ano o funcionário de IA fazendo a mesma rotina: R$ 5.000 por mês, sem encargos, sem rescisão, sem passivo. A implantação de R$ 15.000 é paga uma vez só.

R$ 5.000 × 12 meses
R$ 100 mil

a sobra por ano quando a rotina de duas pessoas passa para ele. No primeiro ano, descontada a implantação, R$ 85 mil.

R$ 160 mil − R$ 60 mil

Valores de referência. Conte só quem faz o trabalho repetitivo — gestor fica. Um colaborador de R$ 3.000 custa cerca de R$ 5.000 por mês com encargos, a mesma mensalidade do funcionário de IA: com uma pessoa só ele já se paga. E empata só no preço, nunca no trabalho — ele entrega 720 horas por mês contra 176 de uma pessoa, o equivalente a cerca de 4 pessoas em jornada. Na primeira conversa eu refaço essa conta com os seus números.

Por que o seu administrativo não rende

O problema não é
o seu time.
É que metade do dia
vai em retrabalho.

Copiar de um sistema para outro, procurar o arquivo, pedir de novo a informação, refazer a planilha. É trabalho que ninguém vê, ninguém mede — e que consome gente boa o dia inteiro.

Meia equipe só levando informaçãoUm pede, outro procura, um terceiro confere. O dia acaba e o trabalho de verdade ficou para amanhã.
Só uma pessoa “sabe onde está”O contrato, a senha do portal, a versão certa da planilha. Quando ela falta, a empresa espera. Quando ela sai, a empresa recomeça.
O relatório nunca chega no diaTodo mês alguém monta na mão, de três fontes diferentes. Atrasa, vem com erro, e ninguém confia o suficiente para decidir em cima.
Cadastro errado contamina tudoUm dado digitado errado na entrada vira nota errada, entrega errada, conta errada. E o conserto custa dez vezes o que custaria fazer certo.

O que o funcionário de IA assume

Não é mais um sistema
para alimentar.
É alguém alimentando
os que você já tem.

Ferramenta você já tem de sobra. O que falta é alguém fazendo a rotina entre elas, sem esquecer e sem errar na cópia. É essa função que eu instalo.

01
Organiza os documentos

Recebe, nomeia, classifica e guarda contrato, certidão, nota e comprovante no lugar certo — e encontra em segundos quando alguém pede.

02
Mantém os cadastros em dia

Clientes, fornecedores, produtos, colaboradores. Confere os dados na entrada, completa o que falta e aponta duplicidade.

03
Atualiza as planilhas e os sistemas

Leva a informação de um lugar para o outro sem erro de cópia: do e-mail para o sistema, do sistema para a planilha, da planilha para quem precisa.

04
Monta os relatórios

Junta as fontes, confere os totais e entrega no dia combinado, no mesmo formato, toda vez.

05
Pede e compara cotações

Dispara o pedido para os fornecedores, cobra o retorno de quem não respondeu, monta o quadro comparativo e deixa pronto para você decidir.

06
Presta contas todo mês

Quantas tarefas fez, quanto tempo levou, quantos erros de cadastro evitou, quanto custaria fazer isso com gente. O número na sua mão, não a promessa.

O que continua com gente
  • Decidir a compra e negociar com o fornecedor
  • Assinar contratos e documentos
  • Tudo que é exceção e pede julgamento
  • A gestão do administrativo — gestor fica

Um dia dele

Três pedidos
que hoje viram meia hora.

Ele trabalha nas pastas, planilhas e sistemas que a sua equipe já usa — e responde pelo canal que ela já usa.

“Onde está?”09h15
Marina · comercialPreciso do contrato social atualizado e da certidão negativa federal pra mandar pro cliente novo.
Funcionário de IA · AdministrativoSeguem os dois. A certidão federal vence em 9 dias — já emiti a nova e guardei na pasta. Quer que eu mande direto para o cliente?
Marina · comercialManda, por favor. Copia eu.
Ninguém precisou parar para procurar — nem lembrar do vencimento.cenário ilustrativo
Cotação11h30
Funcionário de IA · AdministrativoCotação de material de escritório: pedi para 5 fornecedores ontem, 4 responderam. Quadro comparativo em anexo, com prazo e frete. Cobrei o quinto de novo agora.
DonoFecha com o segundo, o prazo é melhor.
Funcionário de IA · AdministrativoAnotado. Deixei o pedido pronto para você aprovar no sistema.
Ele faz o vai-e-vem. A decisão continua sendo sua.cenário ilustrativo
RelatórioSex · 17h00
Funcionário de IA · AdministrativoRelatório semanal pronto: pedidos, entregas e pendências por área, com os totais conferidos nas três fontes. Dois cadastros de cliente estavam duplicados — unifiquei e listei no fim do relatório.
Toda sexta, no mesmo horário, no mesmo formato — sem ninguém montar na mão.cenário ilustrativo

Conversas de exemplo, escritas para mostrar o mecanismo. Nomes, valores e horários são ilustrativos — não são de um cliente real.

Lado a lado

A mesma função.
Dois custos
muito diferentes.

Equipe administrativa

Funcionário de IA

Custo
R$ 6.667 por pessoa/mês com encargos — e sobe todo ano
R$ 5.000/mês fixos, sem encargos, sem rescisão, sem passivo
Jornada
176 horas por mês, com almoço, férias e atestado
720 horas por mês — inclusive domingo às 21h
Retrabalho
Procura, pede de novo, refaz — e ninguém mede
Faz uma vez, registra onde está, encontra em segundos
Dependência
Só uma pessoa “sabe onde está”
A rotina fica documentada na operação, não na cabeça de alguém
Escala
Dobrar o volume = contratar de novo
Dobrar o volume não muda nada
Padrão
Cada pessoa organiza de um jeito
Mesmo critério, mesmo formato, toda vez — e auditável

Custos de referência · variam conforme regime, região e função. R$ 6.667 é o custo de um colaborador de R$ 4.000 com 67% de encargos.

Como começa

Você vê funcionando
antes de pagar
qualquer coisa.

Não peço que você acredite. Peço 30 dias e um pedaço da rotina — normalmente os relatórios e os cadastros, onde dá para comparar o trabalho dele com o da equipe sem risco de eu atrapalhar nada.

Dia 0A conta

Uma conversa de 45 minutos com a sua operação real: quais rotinas se repetem, quem faz, quanto tempo levam. Você sai com a conta feita — mesmo que não siga.

Dias 1–10Instalação

Integro às suas pastas, planilhas e sistemas, e escrevo com a sua equipe o passo a passo de cada rotina. Você aprova cada uma antes de ele executar.

Dias 11–30Rodando

Ele faz a rotina de verdade, em paralelo com a equipe. Você acompanha cada entrega e vê o tempo que sobra — ou não sobra.

Dia 30A decisão

Com o número na mesa, você decide. Se seguir, entram a implantação de R$ 15.000 e a mensalidade de R$ 5.000. Se não, a gente se despede.

A oferta

Um funcionário de IA
rodando na sua empresa
em 30 dias — ou você
não paga nada.

Fizemos a conta. Agora o que importa é: vai dar certo, quanto tempo leva e o que você precisa fazer. Aqui estão as quatro respostas.

O resultadoA função rodando sozinha

A rotina administrativa rodando todo dia sem depender de ninguém — e a sobra entrando no caixa todo mês.

A chance de dar certoVocê vê antes de pagar

Ele trabalha 30 dias na sua operação antes do primeiro pagamento. E eu já fiz isso na minha empresa: fui de 45 para 12 pessoas.

O tempo30 dias, não 6 meses

Instalado em 10 dias, rodando de verdade nos 20 seguintes. No dia 30 você tem o número na mão, não uma promessa.

O esforço seuQuase nenhum

Você não aprende nada, não troca de sistema, não contrata ninguém. Eu instalo, eu opero, eu ajusto. Você só aprova.

Tudo o que você levae quanto cada parte custaria se você fosse montar por conta própria

O funcionário de IA fazendo o trabalho, 24 horas por diao mesmo trabalho com gente: 4 pessoas de R$ 4.000

R$ 26.667/mês

Desenho da função: o que ele faz, o que não faz, até onde decidefeito comigo, na sua operação

R$ 8.000

Implantação e integração ao seu sistemapastas, planilhas, e-mail, ERP — o que você já usa

R$ 15.000

Acompanhamento mensal com relatórioquanto ele fez, quanto sobrou, o que melhorou

R$ 2.000/mês

30 dias com ele trabalhando antes de pagaro primeiro mês inteiro, por minha conta

grátis

Garantia de Resultado por escritodetalhada logo abaixo

incluída
Se fosse montar tudo isso, no 1º anoR$ 372.000
×
O que você pagaR$ 15.000 + R$ 5.000/mêsimplantação uma vez · mensalidade · nada antes do dia 30
Garantia de Resultado 30 dias para substituir a função. 90 dias para dar resultado real — ou eu devolvo o que você pagou.

Nos primeiros 30 dias o funcionário de IA assume a função — e você não paga nada nesse período. Depois, se em 90 dias ele não gerar resultado real, o dinheiro volta. Por escrito, no contrato. Sem fidelidade.

O que é “resultado real” aqui: três números combinados por escrito no dia 0 — a sobra em reais (quanto a rotina custava e quanto passou a custar), a taxa de acerto das tarefas entregues, e o prazo de entrega dos relatórios: o dia e a hora que a gente combinar, cumpridos toda vez. Laudo no dia 120.

Cada mês que você espera custaR$ 8.333

É a sobra que não entra no caixa enquanto a rotina administrativa continua sendo feita do jeito de hoje — a conta de uma dupla de R$ 4.000 contra a mensalidade. Em um ano, R$ 100.000.

VagasPoucas por mês

Cada implantação leva integração e acompanhamento direto meu. Não dá para fazer muitas ao mesmo tempo — e eu prefiro fazer poucas bem feitas.

Quero os 30 dias →

Uma conversa de 45 minutos com os seus números reais. Você sai com a conta feita — mesmo que a gente não trabalhe junto.

Antes de você aplicar

Isso não serve
para todo mundo.

Faz sentido se
  • Você tem rotinas administrativas que se repetem toda semana
  • Hoje existe gente na sua empresa copiando informação de um lugar para outro
  • Sua empresa fatura de R$ 1 a 10 milhões por ano
  • Os documentos e planilhas já estão em formato digital
  • Você decide sozinho ou com mais uma pessoa
Não faz sentido se
  • Seu administrativo é uma pessoa em meio período
  • Você quer só uma ferramenta para operar por conta própria
  • Você procura um curso ou uma mentoria sobre IA
  • Tudo vive em papel e não existe sistema nenhum
  • A decisão precisa passar por comitê e seis meses

Quem faz

Eu fiz isso primeiro
na minha empresa.

Retrato de Marcelo Didier

Sou fundador do Grupo Webnauta. Construí agência, LMS, gateway de pagamento e plataforma de reunião — e mais de R$ 250 milhões em faturamento gerados para os clientes atendidos.

Quando a IA chegou, eu comecei igual a todo mundo: perguntando coisas para um chat. Até parar de perguntar e começar a colocar agentes assumindo função de verdade dentro da minha operação.

Saí de 45 pessoas para 12 pessoas e um time de agentes.

Mais lucro, operação melhor, e um time que não erra o mesmo erro duas vezes. O que eu faço hoje é instalar isso na empresa dos outros — função por função, começando por onde a rotina mais pesa.

Perguntas diretas

O que todo mundo
pergunta antes.

Então eu vou demitir minha equipe administrativa?

Essa é a sua decisão, não a minha — mas é honesto dizer o que costuma acontecer: a rotina deixa de exigir as mesmas pessoas. Uma parte dos donos realoca o time para o que precisa de gente: negociar com fornecedor, cuidar de cliente, resolver exceção. Outra parte reduz a folha mesmo. E o gestor fica. Eu não vou fingir que a redução não acontece — é justamente por isso que a conta fecha.

Meu administrativo é bagunçado demais para isso?

Quase todos são — é por isso que consomem meia equipe. Os primeiros dez dias servem exatamente para escrever, com quem faz, o passo a passo de cada rotina. Você fica com esse desenho mesmo que não siga comigo.

E se ele fizer alguma coisa errada?

Ele opera dentro de regras que você aprova antes: onde guarda, como nomeia, o que confere, quando pergunta. Na dúvida ele não chuta — separa e pergunta. Tudo fica registrado e auditável. Nas primeiras semanas, você confere por amostragem antes de abrir a autonomia.

Funciona com o que eu uso hoje?

Drive, planilha, e-mail, ERP, portal de fornecedor: se dá para acessar com login ou exportar arquivo, funciona. Isso eu confirmo na primeira conversa, antes de qualquer compromisso.

Por que os 30 dias são de graça?

Porque eu não tenho argumento melhor do que a função rodando dentro da sua operação. Vender ticket alto para quem nunca viu isso funcionar exige uma fé que eu não posso pedir. Prefiro gastar 30 dias provando do que três reuniões convencendo.

Quanto tempo até eu ver resultado?

A diferença aparece ainda dentro dos 30 dias: relatório no dia, documento encontrado em segundos, cadastro sem duplicidade. A sobra em reais aparece quando você decide o que fazer com as horas que a rotina deixou de consumir — normalmente entre o segundo e o terceiro mês.

Tem fidelidade?

Não. Os primeiros 30 dias são sem custo. Depois, vale a Garantia de Resultado: 90 dias para dar resultado real, medido nos números que a gente combina por escrito no dia 0 — ou eu devolvo o que você pagou. E você pode sair quando quiser. Se ele ficar, é porque a conta fecha todo mês.

Metade do dia da
sua equipe vai em
trabalho que ninguém vê.

Uma conversa de 45 minutos com a sua operação. Você sai com a conta feita — quanto custa a rotina administrativa hoje e quanto sobraria. Mesmo que a gente não trabalhe junto.

Poucas instalações por mês — cada uma exige integração e acompanhamento direto.

Outras funções onde eu instalo um funcionário de IA